ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุดปี 2023 [เรียบง่ายและฟรี] (2023)

หากคุณต้องการบ้านดิจิทัลสำหรับเอกสารทั้งหมดของคุณ แต่ไม่ต้องการใช้เงินเป็นจำนวนมาก เราจะแบ่งปันสิ่งที่ดีที่สุดฟรีให้กับคุณการจัดการเอกสารซอฟต์แวร์รอบ ๆ เพียงเพราะพวกเขาว่างไม่ได้หมายความว่าพวกเขาไม่ทัดเทียมกัน เราจะใช้บริการทั้งหมดที่เราแนะนำตัวเองอย่างมีความสุข

ประเด็นที่สำคัญ:

• OpenDocMan เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุดที่มีอยู่
• OpenKM เป็นคู่แข่งที่ใกล้เคียงที่สุดกับ OpenDocMan และทำหน้าที่เป็นเวิร์กสเตชันที่แข็งแกร่ง
• Confluence และ Hightail ดึงดูดผู้ใช้ที่มีความคิดสร้างสรรค์และผู้ที่ทำงานภายในทีมขนาดเล็ก

แน่นอนว่าบริการใดๆ ที่ฟรีก็มีข้อจำกัดเช่นกัน หากคุณเป็นธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่กำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการ ตัวเลือกด้านล่างอาจไม่เพียงพอ

อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นผู้ใช้ส่วนบุคคลหรือบริษัทขนาดเล็กที่ต้องการจัดการ “เอกสารดิจิทัล” ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวเลือกด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณเก็บเอกสารของคุณตามลำดับ

• เพื่อความสะดวกในการใช้งาน คุณสมบัติ และความอเนกประสงค์ OpenDocMan จึงเป็น DMS ฟรีที่ดีที่สุด

• ใช่. OpenDocMan เสนอเวอร์ชันฟรี อย่างไรก็ตาม มีแผนชำระเงินก็มีให้เช่นกัน

• เราเชื่อว่า Egnyte เป็นซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารโดยรวมที่ดีที่สุด อ่านของเราเต็มๆรีวิว เอ็กไนเต้.

• ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สเป็นซอร์สโค้ดที่ใช้งานได้ฟรีซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขและแจกจ่ายโค้ดซ้ำได้ ซึ่งบ่อยครั้งเพื่อปรับปรุงซอฟต์แวร์

อะไรทำให้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุดนำเสนอฟีเจอร์คุณภาพมากมายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยไม่ต้องเสียเงิน แม้ว่าเราจะให้บริการฟรี แต่เรายังคงคาดหวังว่าจะได้เห็นการรักษาความปลอดภัยระดับมาตรฐานอุตสาหกรรม แพลตฟอร์มที่ออกแบบมาอย่างดี และฟีเจอร์การจัดการเอกสารขั้นพื้นฐาน เช่น ฟังก์ชันการค้นหาและองค์กร

• OpenDocMan— ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุดที่มีอยู่
• โอเพ่น KM— DMS ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติ
• ออฟฟิศเท่านั้น— ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้คนเดียว
• ไฮเทล— DMS ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับครีเอทีฟ
• การบรรจบกัน— ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้หลายคน

ผลิตภัณฑ์เหล่านี้มีคุณสมบัติสำคัญมากมายที่ใครๆ ก็ต้องการจัดการเอกสาร ตัวเลือกโอเพ่นซอร์สนั้นเหนือกว่าบริษัทเอกชนที่เสนอแผนบริการฟรี แต่ถึงแม้จะมีฟีเจอร์ที่เหมาะสำหรับผู้ใช้บางรายก็ตาม อ่านของเราแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารเพื่อเรียนรู้วิธีใช้คุณสมบัติแต่ละอย่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด

5 ตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุด

ตัวเลือกทั้งหมดด้านล่างนี้เสนอแผนฟรีเต็มรูปแบบและใช้งานได้ยาวนาน แม้ว่าบริการหลายอย่างจะเสนอให้ทดลองใช้งานฟรี แต่โดยทั่วไปแล้วบริการเหล่านั้นจะมีอายุการใช้งานสูงสุดหนึ่งเดือนเท่านั้น ด้วยตัวเลือกด้านล่าง คุณสามารถวางใจได้ว่าคุณจะมีบัญชีฟรีตราบเท่าที่บริการยังเปิดใช้งานอยู่

1. Opendocman

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ OpenDocMan:

• ราคา: มีแผนฟรี
• เว็บไซต์ผู้ให้บริการ: :opendocman.com

OpenDocMan เป็นหนึ่งในโซลูชันการจัดการเอกสารโอเพ่นซอร์สไม่กี่ตัวที่มีอยู่ และเป็นตัวเลือกยอดนิยมในชุมชนโอเพ่นซอร์ส

คุณสามารถเพิ่มแท็กที่คล้ายกับข้อมูลเมตาที่กำหนดเองเพื่อจัดหมวดหมู่เอกสาร ทำให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างเอกสารชั่วคราวที่จะถูกลบในวันหมดอายุที่คุณเลือกได้อีกด้วย

ส่วนติดต่อผู้ใช้ดูดีขึ้นบนเว็บ 1.0 เนื่องจากการออกแบบที่ล้าสมัย อย่างไรก็ตาม หากคุณให้ความสำคัญกับฟังก์ชันการทำงานมากกว่าแบบฟอร์ม คุณจะไม่ต้องกังวลกับรูปลักษณ์ของแพลตฟอร์มมากนักเมื่อทำงานได้ดี

มีการกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ และผู้ใช้สามารถเข้าถึงการแก้ไขใดๆ และทั้งหมดที่ทำในเอกสารที่ระบุ คุณยังสามารถเพิ่มผู้มีอำนาจตัดสินใจที่ได้รับอนุญาตให้ตรวจทานและยอมรับเอกสารใหม่หรือเอกสารที่มีการแก้ไข

ระบบอัตโนมัติที่เป็นประโยชน์

ผู้ใช้สามารถตั้งค่าอีเมลอัตโนมัติทุกครั้งที่สร้าง ดู หรือแก้ไขเอกสาร นอกจากนี้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการหมดอายุของไฟล์อัตโนมัติได้ ระบบอัตโนมัติดังกล่าวทำให้ OpenDocMan ทัดเทียมกับบริการแบบชำระเงิน

ในพื้นที่ตลาดเสรี OpenDocMan เป็นตัวเลือกชั้นนำสำหรับผู้ที่ทำงานกับเอกสารดิจิทัลอย่างแน่นอน มันมาพร้อมกับคุณสมบัติหลักมากมายที่เรามองหาใน DMS ชั้นนำ และถึงแม้จะมีการออกแบบที่ล้าสมัย แต่ก็ทำงานได้ดีมากและจะให้สิ่งที่คุณต้องการมากที่สุด

2. โอเพนกม

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ OpenKM:

• ราคา: ฟรี
• เว็บไซต์ผู้ให้บริการ: :openkm.com

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร OpenKM นั้นยอดเยี่ยมมากสำหรับการจัดการเอกสาร มาพร้อมกับระบบอัตโนมัติที่ทำให้ชีวิตง่ายขึ้น ระบบอัตโนมัติรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงการแปลงไฟล์อัตโนมัติ (เพื่อเปลี่ยนเอกสาร Word เป็น PDF) การรักษาความปลอดภัยไฟล์อัตโนมัติ และการย้ายไฟล์อัตโนมัติตามคำอธิบายไฟล์และข้อมูลเมตา

คุณสมบัติอื่นๆ ได้แก่ ลายเซ็นดิจิทัล การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ การรายงาน และตัวจัดการงานในตัว คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้ OpenKM เป็นเวิร์กสเตชันที่มี DMS ในตัวมากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้จัดการธุรกิจทุกด้านได้

การรู้จำอักขระด้วยแสง

การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขและค้นหาข้อมูลจากเอกสารกระดาษ เอกสาร PDF และรูปภาพ ผู้ใช้จำเป็นต้องถ่ายภาพเอกสารและอัปโหลดไปยัง OpenKM เทคโนโลยี OCR สแกนเอกสารและทำให้สามารถแก้ไขและค้นหาภายใน DMS ได้

OpenKM เป็นหนึ่งในระบบจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุด อาจต้องใช้เวลาเล็กน้อยในการทำความเข้าใจ และเครื่องมือการฝึกอบรมอาจดีกว่านี้ แต่เมื่อคุ้นเคยแล้ว ก็จะทำหน้าที่เป็นระบบจัดการเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือสูง

3. สำนักงานเท่านั้น

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ OnlyOffice:

• ราคา: มีแผนฟรีสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล
• เว็บไซต์ผู้ให้บริการ:::onlyoffice.com

OnlyOffice พัฒนาโดย Ascensio System SIA เป็นบริการฟรีที่สามารถใช้เป็น DMS และเวิร์กสเตชันได้ แพลตฟอร์มนี้เป็นโซลูชั่นแบบเปิด ซึ่งมักจะนำไปสู่ผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น มีความยืดหยุ่นมากขึ้น และมีการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้น คุณไม่ต้องกังวลว่าบริษัทเอกชนจะสามารถสอดแนมเอกสารของคุณได้ (เราเห็นคุณ OneDrive และ Google)

ในแง่ของฟังก์ชันการทำงาน OnlyOffice มีเครื่องมือสร้างเอกสารในตัวที่ให้คุณสร้างเอกสาร Word แบบฟอร์ม และสเปรดชีต รวมถึงไฟล์เสียงและวิดีโอได้ มันเป็นขั้นพื้นฐานมากและผู้ใช้ส่วนบุคคลในแผนแบบฟรีไม่สามารถเข้าถึงเทมเพลตเอกสารเหมือนกับที่สมัครสมาชิกแบบชำระเงินได้

OnlyOffice ให้บริการฟรีสำหรับการใช้งานส่วนตัวเท่านั้น หากคุณทำงานเป็นทีม คุณจะต้องมองหาที่อื่นหรือลองใช้แผนชำระเงินแบบใดแบบหนึ่ง เวอร์ชันฟรีเป็นระบบจัดการเอกสารแบบเปลือยเปล่า ดังนั้นจึงอาจไม่เพียงพอสำหรับผู้ใช้ที่มีความต้องการเฉพาะเจาะจง

ผสานรวมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ภายนอก

OnlyOffice ช่วยให้คุณรวมโซลูชันที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ภายนอกเช่น Dropbox (อ่านฉบับเต็มของเรารีวิวดรอปบ็อกซ์) ด้วยแพลตฟอร์ม ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารและไฟล์ประเภทอื่น ๆ โดยไม่ต้องใช้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 2GB

เรารู้สึกว่า OnlyOffice สามารถให้มากกว่าพื้นที่เปล่าๆ ในการจัดเก็บและสร้างเอกสารได้เล็กน้อย เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับใครก็ตามที่ไม่ต้องการใช้บริการกระแสหลัก อย่างไรก็ตาม ด้วยพื้นที่เพียง 2GB คุณอาจจำเป็นต้องใช้มันต่อไป

4. หางสูง

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Hightail:

• ราคา: มีแผนฟรี; แผนการชำระเงินเริ่มต้นที่ 12 ดอลลาร์ต่อเดือน จ่ายเป็นรายปี
• เว็บไซต์ผู้ให้บริการ: :hightail.com

เช่นเดียวกับ OnlyOffice Hightail นั้นถูกจำกัดว่าสามารถทำอะไรได้บ้างเมื่อเปรียบเทียบกับบริการแบบชำระเงิน แผน Lite ฟรีมีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียง 2GB และขนาดอัปโหลดไฟล์ 100MB อย่างไรก็ตาม เราชอบการใช้งานและคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์บางประการ

สำหรับฟีเจอร์ของ DMS นั้น Hightail ช่วยให้คุณสร้างเอกสาร จัดไฟล์ในโครงการที่ไม่ซ้ำใคร และแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ แม้ว่าแพลตฟอร์มจะมีฟีเจอร์อัจฉริยะในการจัดระเบียบเอกสาร แต่ส่วนใหญ่มีให้ใช้งานในแผนแบบชำระเงินเท่านั้น ซึ่งจะทำให้บริการฟรีล่มได้

ความร่วมมือด้านภาพถ่ายและวิดีโอ

แม้ว่าบทความนี้จะมุ่งเป้าไปที่ผู้ใช้ที่กำลังมองหาพื้นที่สำหรับเอกสารเป็นส่วนใหญ่ แต่เราจะไม่พูดถึงฟีเจอร์ที่ดีกว่าของ Hightail ที่เกี่ยวข้องกับวิดีโอและรูปภาพ

นอกจากเอกสารแล้ว คุณยังสามารถอัปโหลดวิดีโอและรูปภาพไปยัง Space ของคุณได้ และส่วนที่น่าประทับใจก็คือ คุณสามารถเน้นส่วนใดส่วนหนึ่งของวิดีโอหรือรูปภาพ และแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นได้

ผู้ที่มองหาระบบการจัดการเอกสารมาตรฐานที่มีเทมเพลตมากมายและช่วยคุณติดตามเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญของคุณควรเลือกตัวเลือกอื่น อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ที่ต้องการทุกสิ่งเพียงเล็กน้อย Hightail ก็คุ้มค่าแก่การพิจารณา

5. การบรรจบกัน

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบรรจบกัน:

• ราคา: มีแผนฟรี; แผนการชำระเงินเริ่มต้นที่ $5.50 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน
• เว็บไซต์ผู้ให้บริการ:::atlassian.com

Confluence เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ให้พื้นที่สำหรับทีมขนาดเล็กในการสร้างและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ

มีโปรแกรมประมวลผลคำพื้นฐานที่คุณสามารถสร้างเอกสารต้นฉบับได้ หรือหากคุณกำลังมองหาบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง เช่น แผนภูมิประสิทธิภาพ คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตที่มีอยู่มากมายภายในแพลตฟอร์ม นอกจากนี้ยังมีแถบค้นหาที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

แผน Confluence ฟรีอนุญาตให้มีสมาชิกได้สูงสุด 10 คน ซึ่งทุกคนสามารถร่วมส่งเอกสารในพื้นที่ที่คุณสร้างได้ คุณแชร์พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ขนาด 2GB เป็นกลุ่ม ดังนั้นบริการนี้จึงเหมาะสำหรับการใช้งานเบาเท่านั้น

การรวมแอพมากมาย

การบรรจบกันทำให้สามารถรวมแอพของบุคคลที่สามเข้ากับบริการได้ ผู้ใช้สามารถผสานรวม Google Drive ได้ (อ่านฉบับเต็มของเรารีวิว Google ไดรฟ์). ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถฝังไฟล์ Google เอกสารและไดรฟ์ลงในเนื้อหาที่สร้างภายใน Confluence ได้โดยตรง

Confluence ขาดฟีเจอร์อัจฉริยะและองค์กรมากมายที่คุณจะได้รับจากระบบจัดการเอกสารระดับพรีเมียม แต่จำไว้ว่ามันฟรี

ด้วยเหตุนี้ เราจึงเชื่อว่าแพลตฟอร์มนี้ได้สร้างสิ่งที่มีลักษณะเฉพาะเพียงพอที่จะดึงดูดผู้ที่มีงบประมาณที่มีอยู่น้อย (หรือไม่มีเลย) ด้วยการผสานรวมแอปเพิ่มเติม สิ่งที่เรามีคือระบบการจัดการเอกสารที่มีความสามารถมากกว่า

ความคิดสุดท้าย

การค้นหาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ฟรีที่ดีที่สุดไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้ เพียงเพราะคุณไม่ได้มอบเงินสดไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องจ่ายน้อยลงในแง่ของคุณสมบัติที่มีให้ — และเราเชื่อว่าตัวเลือกข้างต้นพิสูจน์ให้เห็นว่า

สำหรับเรา OpenDocMan และ OpenKM เป็นตัวเลือกฟรีที่สมบูรณ์แบบ ทั้งสองมีระบบอัตโนมัติอัจฉริยะและมีฟังก์ชันการค้นหาและจัดหมวดหมู่ที่ยอดเยี่ยม หากพวกเขาอัปเดตการออกแบบ UI พวกเขาเกือบจะเสนอ DMS ที่สมบูรณ์แบบแล้ว

ตัวเลือกอื่น ๆ ถึงแม้ว่าฟีเจอร์จะบางนิดหน่อย แต่ก็ช่วยให้คุณเก็บเอกสารของคุณเป็นระเบียบได้ ในขณะเดียวกันก็นำเสนอฟีเจอร์เจ๋ง ๆ บางอย่างเพื่อมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้นให้กับคุณ ไม่ว่าจะเลือกบริการใดก็ตาม เรามั่นใจว่าบริการเหล่านั้นจะไม่ทำให้คุณผิดหวัง

ขณะที่ยังคงอยู่ให้อ่านของเราการจัดการเอกสารและการจัดการเนื้อหาคู่มือเพื่อเรียนรู้ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร

คุณใช้ DMS ฟรีตัวไหน? คุณคิดว่าตัวเลือกใดเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดจากตัวเลือกข้างต้น มี DMS ที่คุณต้องการให้เราตรวจสอบหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น. ขอบคุณที่อ่าน.